Ve más allá del manejo de reuniones efectivas

Claves para realizar reuniones productivas: Aunque las preparas con anticipación y realizas todos los pasos que has estudiado acerca del manejo efectivo de reuniones, en la realidad del día a día te enfrentas a la frustración y la acumulación de estrés, ante el síndrome de las reuniones que no son más que pérdida de tiempo?

Piensas que no son suficientes las acciones clave que realizas para el manejo de reuniones, como: una buena gestión para prepararlas con anterioridad, convocar con anticipación, establecer un tiempo determinado, un lugar confortable, evitar cancelarlas, o llevar un acta detallada de la reunion, ser capaz de no dejarla monopolizar por nadie, ni que utilicen los celulares?…

Estás en lo cierto. Se requiere de mucho más que efectividad en una reunion para que sea exitosa. Aunque en lo básico, es muy importante ser efectivo y eficiente, si tu quieres llevarla a un nuevo nivel, necesitas sólo una cosa más para lograrlo: Cambia la forma de comunicarte dentro de la reunion. Empieza a concientizar la importancia de generar valor agregado en cada espacio de encuentro.

Tanto en un comité, asamblea general, junta de negocios con un cliente, como en una reunion informal, en el pasillo, en el café, en el ascensor… quieras o no, te reúnes todo el día. Por eso necesitas reuniones productivas de verdad.

Te daré aquí las 4 claves para lograr la comunicación inteligente que requieres para ver resultados asombrosos y realizar esas reuniones exitosas que tanto necesitas:

4 claves para realizar reuniones productivas:

1. Se propositivo: Trae a la mesa soluciones que apunten a los resultados

La comunicación dentro de la reunión debe ser más propositiva y menos pasiva, negativa, pesada y conflictiva. Es decir, debe ser enfocada en conseguir el objetivo, no en los problemas y los errores cometidos. Dirígete a la acción, después de la reflexión. Llega a conclusiones inteligentes. Propón soluciones e imparte sugerencias que siempre den valor, genera cambio y enfócate en el crecimiento y el mejoramiento continuo.

2. Se inspirador: Genera empoderamiento que conduzca a la acción

La Comunicación dentro de la reunión debe dejar a las personas que participan empoderadas, inspiradas y con el entusiasmo más que suficiente para salir a cumplir las metas. No están ahí sólo para escuchar lo mismo de lo mismo y recibir al final una lista enorme de tareas. Deben entender la marca, sentirla como propia, vivirla con pasión. Eso no depende de la información que les des, sino de la forma como te comuniques con ellos y los inspires a entrar siempre en el nuevo nivel, a conquistar el mundo. Deben traer propuestas factibles y conducir a la acción. Mantén el clima cálido y agradable y no provoques la alta tension que rompe la comunicación.

3. Se directo: Mantén el enfoque claro y no permitas que se desvíe.

La reunión debe ser dirigida sólo a aquellos puntos clave que llevarán a la acción y a los resultados. Todo lo demás debes eliminarlo. No dejes que se involucren temas distractores, que dispersen el objetivo de la reunión. Si esto sucede, redirecciona. Salte de los temas enredados o alternos. Tu único propósito es que la reunion sea productiva.

4. Se estratégico: Deja siempre el ambiente listo para los próximos pasos!

Cada vez que realices una reunion, apunta a la estrategia para el crecimiento y la innovación. Pero sobretodo, cierra a la hora programada, con los próximos pasos claros para el logro de las metas trazadas. De esa manera las personas saldrán impulsadas con una determinación firme de ir siempre por más. No se detendrán hasta conseguir los objetivos. Cada reunion será un recuento de nuevos logros alcanzados. Así conseguirás reuniones productivas de verdad.